Warum die Word-Vorlage in die Schublade darf
Viele Betriebe schreiben Rechnungen seit Jahren mit einer Word- oder Excel-Datei: alte Rechnung öffnen, Kunde ändern, Zahlen anpassen, als PDF speichern. Das hat lange funktioniert. Für Rechnungen an Firmen reicht es aber nicht mehr. Eine PDF aus Word ist keine E-Rechnung, denn ihr fehlen die strukturierten Daten nach EN 16931. Spätestens ab 2028 müssen alle Betriebe ihren Firmenkunden E-Rechnungen schicken, größere schon ab 2027. Dazu kommen die bekannten Tücken: Formeln, die sich verschieben, doppelte Rechnungsnummern oder ein vergessener Kundenname von der letzten Rechnung.
Eine gute Vorlage ist deshalb kein Dokument, das Sie kopieren, sondern ein Werkzeug, das die Struktur vorgibt und Sie nur noch ausfüllen lässt.
Die Werkzeugliste: Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Diese Angaben gehören auf jede Rechnung. Rechts sehen Sie, wo Sie sie in der Werkstatt eintragen:
- Name und Anschrift Ihres BetriebsSchritt 1
- Name und Anschrift Ihres KundenSchritt 2
- Steuernummer oder USt-IdNr.Schritt 1
- AusstellungsdatumSchritt 3
- Fortlaufende, einmalige RechnungsnummerSchritt 3
- Menge und Art der LeistungSchritt 3
- Zeitpunkt der Leistung (Leistungsdatum)Schritt 3
- Entgelt, aufgeteilt nach Steuersätzenautomatisch
- Steuersatz und Steuerbetrag – oder Hinweis auf Befreiungautomatisch / Schritt 4
Das Werkzeug prüft beim Weiterklicken, ob die Pflichtfelder ausgefüllt sind. Fehlt etwas, markiert es das Feld und erklärt, was fehlt.
Muster: So sieht eine fertige Handwerker-Rechnung aus
Eine übersichtliche Rechnung folgt immer derselben Reihenfolge – oben, wer schreibt, dann, an wen, dann, was es kostet:
- Kopf: Ihr Logo, Firmenname, Anschrift, Telefon, E-Mail.
- Empfänger: Anschrift des Kunden im Adressfeld.
- Rechnungsdaten: Nummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Fälligkeit.
- Positionen: Arbeitszeit, Material, Anfahrt – jeweils mit Menge, Einheit und Preis.
- Summen: Netto, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag.
- Fuß: Bankverbindung, Steuernummer, Zahlungsbedingungen.
So könnten die Positionen einer Malerrechnung aussehen:
| Position | Menge | Einheit | Preis netto | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| Wandflächen streichen | 45 | m² | 9,50 € | 427,50 € |
| Arbeitszeit Maler | 3 | Stunde | 52,00 € | 156,00 € |
| Wandfarbe (Eimer) | 3 | Stück | 42,00 € | 126,00 € |
| Anfahrtspauschale | 1 | Pauschale | 35,00 € | 35,00 € |
| Netto | 744,50 € | |||
| USt 19 % | 141,46 € | |||
| Gesamt | 885,96 € | |||
Genau diese Zeilen legt die Vorlage 🖌️ Maler in Schritt 3 für Sie an. Probieren Sie es aus: Die Live-Vorschau rechts zeigt sofort, wie die Rechnung bei Ihrem Kunden ankommt.
Einmal einrichten, immer wieder nutzen
- Absender merken: Ihre Firmendaten, Ihr Logo und Ihre Farbe speichert nur Ihr eigener Browser. Beim nächsten Besuch ist Schritt 1 schon ausgefüllt.
- Nächste Nummer: Nach jeder Rechnung schlägt das Werkzeug die nächste fortlaufende Nummer vor.
- Vorlagen-Knöpfe: Typische Positionen für Handwerk, Maler oder Abschläge liegen mit einem Klick bereit.
- Geprüft vor dem Download: Jede Rechnung wird nach EN 16931 und den XRechnung-Regeln der KoSIT kontrolliert.
Typische Fehler in selbstgebauten Vorlagen
- Die Rechnungsnummer der letzten Rechnung wurde nicht geändert – plötzlich gibt es sie doppelt.
- Das Leistungsdatum fehlt, weil es in der alten Vorlage nie ein Feld dafür gab.
- Die Steuernummer steht nur im Briefkopf eines alten Logos und ist veraltet.
- Die Summe stimmt nicht, weil eine Formel beim Einfügen einer Zeile verrutscht ist.
In der Werkstatt rechnet das Werkzeug alle Summen selbst und meldet fehlende Pflichtangaben, bevor die Rechnung entsteht.
Eine Datei für Privat- und Firmenkunden
Sie müssen nicht zwei Vorlagen pflegen. Die ZUGFeRD-PDF aus der Werkstatt sieht für Menschen aus wie eine ganz normale Rechnung – Ihre Privatkundin kann sie einfach öffnen und ausdrucken. Gleichzeitig steckt darin die XRechnung als XML, die die Buchhaltung eines Firmenkunden automatisch einliest. Mehr zur Pflicht lesen Sie unter E-Rechnung für Handwerker.
Kein Ersatz für Steuerberatung: Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.