Ein Auftrag, mehrere Rechnungen
Eine Badsanierung dauert Wochen. In dieser Zeit bestellen Sie Fliesen und Armaturen, bezahlen Ihre Leute und die Rechnungen Ihrer Lieferanten. Damit Ihr Betrieb nicht monatelang vorfinanziert, vereinbaren Sie mit dem Kunden Zahlungen nach Baufortschritt. Dabei begegnen Ihnen vier Begriffe, die in der Praxis nicht immer einheitlich verwendet werden:
| Rechnungsart | Typischer Zeitpunkt | Worum es geht |
|---|---|---|
| Anzahlungs- oder Vorauszahlungsrechnung | vor Arbeitsbeginn | vereinbarter Betrag, oft für Material |
| Abschlagsrechnung | nach einem erreichten Bauabschnitt | Anteil der Auftragssumme für bereits erbrachte Arbeit |
| Teilrechnung | wenn ein abgrenzbarer Teil fertig und abgenommen ist | endgültige Abrechnung genau dieses Teils |
| Schlussrechnung | nach Fertigstellung und Abnahme | gesamte Leistung, abzüglich der schon gezahlten Beträge |
Wie viele Abschläge es gibt und wann sie fällig werden, steht am besten schon im Angebot oder im Werkvertrag. Dann gibt es später keine Diskussion, ob der zweite Abschlag „schon dran“ ist.
Umsatzsteuer: Es zählt der Zahlungseingang
Bei Anzahlungen und Abschlägen gilt eine Regel, die viele Betriebe überrascht: Die Umsatzsteuer entsteht bereits, wenn das Geld auf Ihrem Konto eingeht – auch wenn die Arbeit noch gar nicht fertig ist. Fachleute nennen das Mindest-Istversteuerung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Sie melden die Steuer also in der Voranmeldung für den Zeitraum, in dem Ihr Kunde gezahlt hat. Deshalb weist jede Abschlagsrechnung Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt aus. Bleibt eine Anzahlung aus, entsteht dafür auch noch keine Steuer.
Rechenbeispiel: Badsanierung mit zwei Abschlägen
Angebot: 12.000 € netto. Vereinbart sind 40 % nach der Rohinstallation, 30 % nach den Fliesenarbeiten und der Rest mit der Schlussrechnung. Während der Arbeiten kommt eine zusätzliche Steckdose hinzu, 400 € netto.
| Rechnung | Netto | USt 19 % | Brutto |
|---|---|---|---|
| Abschlag 1 (40 %) | 4.800,00 € | 912,00 € | 5.712,00 € |
| Abschlag 2 (30 %) | 3.600,00 € | 684,00 € | 4.284,00 € |
| Schlussrechnung: Gesamtleistung | 12.400,00 € | 2.356,00 € | 14.756,00 € |
| abzüglich gezahlter Abschläge 1 und 2 | −8.400,00 € | −1.596,00 € | −9.996,00 € |
| Restbetrag der Schlussrechnung | 4.000,00 € | 760,00 € | 4.760,00 € |
Über alle drei Rechnungen zahlt der Kunde 14.756 € – genau den Bruttowert der Gesamtleistung. Die Schlussrechnung nennt die volle Leistung samt Steuer und zieht davon die Abschläge mit ihren Nettobeträgen und Steuerbeträgen ab. So wird keine Steuer doppelt ausgewiesen.
Was auf jede Abschlagsrechnung gehört
- Eindeutige Bezeichnung, etwa „Abschlagsrechnung Nr. 2 – Badsanierung Birkenstraße 8“, mit Bezug auf Angebot oder Auftrag.
- Eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer – der Abschlag ist eine vollwertige Rechnung, kein Zettel.
- Welcher Bauabschnitt abgerechnet wird, damit der Kunde den Stand nachvollziehen kann.
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt.
- Alle übrigen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.
Wie Sie bei einer Anzahlung vor Arbeitsbeginn den Leistungszeitpunkt angeben, klären Sie im Zweifel kurz mit Ihrer Steuerberatung.
Abschläge und die E-Rechnungspflicht
Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen sind Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Arbeiten Sie für eine Firma, eine Hausverwaltung oder einen Bauträger, gelten deshalb dieselben Fristen wie für jede andere Rechnung: Versand als E-Rechnung ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, sonst ab 2028. Für die Familie, die ihr Eigenheim saniert, darf es weiterhin eine PDF sein. Die Verrechnung von Anzahlungen in der Schlussrechnung lässt sich in den Datenfeldern der Norm bisher nur eingeschränkt abbilden – darauf weist auch die Bundessteuerberaterkammer hin. Führen Sie die gezahlten Abschläge deshalb mit Nummer, Datum und Beträgen gut lesbar auf.
So arbeiten Sie mit der Werkstatt
Unser Werkzeug erstellt jede einzelne Rechnung des Auftrags – Abschlag 1, Abschlag 2 und die abschließende Abrechnung – als eigene, vor dem Download geprüfte E-Rechnung. Eine automatische Verrechnung früherer Abschläge gibt es dort nicht, und eine Abzugszeile mit Minusbetrag kann es derzeit nicht anlegen. Ehrlich gesagt: Für umfangreiche Schlussrechnungen mit vielen Abzügen ist eine Handwerkersoftware oder Ihre Steuerkanzlei die bessere Adresse.
- Schritt 3: Vorlage 🧱 Abschlagsrechnung oder 🧱 Abschlag 2 (30 %) wählen, Betrag und Bauabschnitt anpassen.
- Schritt 4: Im Feld „Persönliche Nachricht“ den Bezug notieren, z. B. „gemäß Angebot Nr. 2026-118 vom 02.09.2026“.
- Herunterladen, Nummer notieren – die nächste Nummer schlägt das Werkzeug selbst vor.
Mehr zur Pflicht für Betriebe lesen Sie unter E-Rechnung für Handwerker.
Kein Ersatz für Steuerberatung: Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.