Ein Verein, zwei Welten
Steuerlich ist ein Verein kein einheitliches Gebilde. Auf der einen Seite steht alles, wofür er gegründet wurde: Training, Chorproben, Jugendarbeit, finanziert über Mitgliedsbeiträge, Spenden und Zuschüsse. Auf der anderen Seite verkaufen viele Vereine Leistungen gegen Geld – Bandenwerbung, Anzeigen in der Festschrift, Getränke im Vereinsheim oder Standplätze beim Sommerfest. Genau diese Trennung entscheidet über die E-Rechnung.
Das Bundesfinanzministerium hat in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung klargestellt: Für den unternehmerischen Bereich eines Vereins gelten die allgemeinen Regeln, einschließlich der Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Betreffen Leistungen den nichtunternehmerischen Bereich, muss der Verein weder E-Rechnungen empfangen können noch selbst welche ausstellen.
Typische Fälle im Überblick
| Vorgang | Bereich (typisch) | E-Rechnung? |
|---|---|---|
| Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse | ideell, nichtunternehmerisch | nein |
| Bandenwerbung, Anzeigen für Firmen | wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb | ja, Fristen wie für Unternehmen |
| Getränkeeinkauf für das Vereinsheim mit Ausschank | wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb | empfangen können: ja |
| Standmiete einer Privatperson beim Flohmarkt | unternehmerisch, aber Kunde privat | PDF oder Papier reicht |
Die Tabelle zeigt typische Zuordnungen, keine verbindliche Einordnung. Die aus dem Gemeinnützigkeitsrecht bekannten Bereiche – ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb – decken sich nicht eins zu eins mit der umsatzsteuerlichen Frage, ob ein Verein unternehmerisch handelt. Auch eine Vermietung oder ein Zweckbetrieb kann unternehmerisch sein. Gemeinnützigkeit allein befreit also nicht. Wo die Grenze in Ihrem Verein verläuft, sollte Ihre Steuerberatung beurteilen.
Empfangen: wenn die Brauerei XML schickt
Im Alltag merkt die Kassenwartin die E-Rechnung zuerst beim Posteingang. Der Getränkelieferant für das Vereinsheim oder die Druckerei der Festschrift stellt um und schickt plötzlich eine XML-Datei statt einer PDF. Für den unternehmerischen Bereich braucht der Verein deshalb:
- eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen, die nicht am privaten Postfach eines Vorstandsmitglieds hängt,
- eine Möglichkeit, die Dateien lesbar zu öffnen – zum Beispiel den Reiter „E-Rechnung öffnen“ oben,
- eine Ablage, in der die Originale 8 Jahre unverändert liegen, auch wenn der Vorstand wechselt.
Senden: dieselben Fristen wie für Betriebe
Schreibt Ihr Verein Rechnungen an Unternehmen, etwa an den Sponsor aus dem Ort, gilt der allgemeine Fahrplan: E-Rechnungen ab 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 € lag – das betrifft eher große Vereine –, sonst ab 2028. Bis dahin sind PDF-Rechnungen weiter möglich. Rechnungen bis 250 € brutto sind als Kleinbetragsrechnungen ausgenommen; die kleine Standgebühr fällt oft darunter.
Kleinunternehmerregelung für Vereine
Viele kleine Vereine nutzen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Es gelten dieselben Grenzen wie für alle: höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Mitgezählt werden die unternehmerischen Umsätze; echte Mitgliedsbeiträge und Spenden gehören in der Regel nicht dazu. Als Kleinunternehmer muss der Verein keine E-Rechnungen ausstellen, im unternehmerischen Bereich aber welche empfangen können. Auf die Rechnung gehört der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ – dafür gibt es die Vorlage ⚽ Verein Kleinunternehmer, die den Haken automatisch setzt.
Beispiel: Rechnung an einen Sponsor
| Position | Menge | Einheit | Preis netto | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| Bandenwerbung Sportplatz, Saison 2026/27 | 1 | Pauschale | 600,00 € | 600,00 € |
| Anzeige Festschrift (halbe Seite) | 1 | Stück | 150,00 € | 150,00 € |
| Netto | 750,00 € | |||
| USt 19 % | 142,50 € | |||
| Gesamt | 892,50 € | |||
Diese Zeilen legt die Vorlage ⚽ Verein an. Als Absender tragen Sie in Schritt 1 den Vereinsnamen, die Anschrift und die Steuernummer des Vereins ein. Eine reine Spende ohne Gegenleistung ist dagegen keine Leistung, für die Sie eine Rechnung schreiben.
Tipps für Kassenwartinnen und Kassenwarte
- Eine Nummernfolge: Vergeben Sie für alle Rechnungen des Vereins fortlaufende, einmalige Nummern – egal, wer im Vorstand sie schreibt.
- Übergabe planen: Legen Sie Rechnungen und erhaltene E-Rechnungen in einer gemeinsamen Vereinsablage ab, damit sie einen Vorstandswechsel überstehen.
- Sponsoringvertrag beilegen: Was der Sponsor für sein Geld bekommt, steht im Vertrag; auf der Rechnung genügt ein kurzer Verweis darauf.
- Gemeinsamer Rechner: Nutzen Sie „Absender merken“ nur auf einem Gerät, auf das keine Fremden Zugriff haben.
Bei Kunden außerhalb des Vereinsumfelds hilft Ihnen auch unser Ratgeber zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Kein Ersatz für Steuerberatung: Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.