Was in Österreich gilt
Österreich war früh dran: Seit 2014 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen elektronisch einreichen. Eine allgemeine Pflicht zwischen Unternehmen (B2B) gibt es in Österreich dagegen bisher nicht. Wer an andere österreichische Firmen oder an Privatkunden liefert, darf weiter PDF- oder Papierrechnungen schreiben.
| Situation | Österreich | Deutschland zum Vergleich |
|---|---|---|
| Rechnung an den Bund | E-Rechnung Pflicht seit 2014 | E-Rechnung, meist XRechnung mit Leitweg-ID |
| Rechnung an Firmen im Inland | Keine Pflicht | Empfang seit 2025 Pflicht, Versand ab 2027/2028 |
| Rechnung an Privatkunden | Keine Pflicht | Keine Pflicht |
| Grenzüberschreitend B2B in der EU | Pflicht ab 01.07.2030 durch ViDA | |
ViDA: Die EU zieht nach
Mit dem Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) wird die E-Rechnung ab dem 1. Juli 2030 für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen in der EU zur Pflicht. Für österreichische Betriebe mit Kunden in Deutschland, Italien oder anderswo in der EU heißt das: Spätestens dann führt kein Weg an einem strukturierten Format nach EN 16931 vorbei. Wer sich jetzt schon daran gewöhnt, hat 2030 keinen Stress.
Lieferungen und Leistungen nach Deutschland
Hier wird es für viele Betriebe schon heute praktisch. Deutsche Unternehmen müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können und stellen ihre Buchhaltung darauf um. Ab 2027 bzw. 2028 schreiben sie selbst E-Rechnungen. Es ist daher gut möglich, dass Ihr deutscher Kunde Sie fragt: „Können Sie uns eine XRechnung oder ZUGFeRD schicken?“
- ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen die PDF, Maschinen die Daten. In Frankreich heißt derselbe Standard Factur-X.
- XRechnung ist reines XML nach dem Standard der deutschen KoSIT, aktuell Version 3.0. Deutsche Behörden verlangen sie meist.
- Beide folgen der europäischen Norm EN 16931. Bei Abweichungen zwischen PDF-Ansicht und XML zählt das XML.
Ein ehrliches Wort aus der Werkstatt
Unser Rechnungs-Assistent ist derzeit für Absender mit Sitz in Deutschland eingerichtet. Kunden in Österreich können Sie dort bereits als Empfänger auswählen – das ist praktisch für deutsche Betriebe, die nach Österreich liefern.
Für österreichische Betriebe sind heute vor allem zwei Werkzeuge nützlich, beide kostenlos und ohne Anmeldung:
- E-Rechnung öffnen: Sie bekommen eine XRechnung von einem deutschen Lieferanten und sehen nur XML-Code? Datei hochladen, schon lesen Sie eine ordentliche Rechnung und können sie drucken.
- E-Rechnung prüfen: Sie möchten wissen, ob eine Datei der EN 16931 entspricht, bevor Sie sie weitergeben? Der Prüfer erklärt Fehler auf Deutsch.
Hochgeladene Dateien werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht gespeichert.
So bereiten Sie sich vor
Auch ohne Pflicht im eigenen Land lohnt es sich, die Abläufe jetzt schon zu ordnen. Ein paar einfache Schritte genügen:
- Kunden fragen: Welche Ihrer deutschen Geschäftspartner möchten künftig eine E-Rechnung? Ein kurzes Mail reicht.
- Stammdaten pflegen: Die UID-Nummer Ihrer Kunden, vollständige Anschriften und Bestellnummern gehören in jede E-Rechnung.
- Posteingang einrichten: Eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen hilft, damit XML-Dateien nicht zwischen anderer Post verloren gehen.
- Testen: Lassen Sie eine Beispieldatei durch unseren Prüfer laufen, bevor Sie das erste Mal liefern.
Bewahren Sie die Originale auf
Ob Sie E-Rechnungen schreiben oder bekommen: Heben Sie die Originaldatei auf, nicht nur einen Ausdruck. Bei einer XRechnung ist das Original die XML-Datei. Welche Aufbewahrungsfristen für Ihren österreichischen Betrieb gelten, klärt Ihre Steuerberatung.
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Kein Ersatz für Steuerberatung: Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.