Wer gilt als Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechnen ihren Kunden keine Umsatzsteuer. Seit 2025 gelten neue Grenzen: Ihr Umsatz im Vorjahr darf höchstens 25.000 € betragen haben, und im laufenden Jahr darf er 100.000 € nicht übersteigen. Typisch sind Nebengewerbe, kleine Handwerksbetriebe, Kreative im Aufbau oder Dienstleister mit wenigen festen Kunden. Kommen Sie im Laufe des Jahres über die 100.000 €, fallen Sie aus der Regelung heraus – sprechen Sie dann frühzeitig mit Ihrer Steuerberatung.
Empfangen: ja. Senden: mit Erleichterung.
Bei der E-Rechnung werden Kleinunternehmer an einer Stelle geschont, an einer anderen nicht:
| Situation | Was gilt für Kleinunternehmer |
|---|---|
| E-Rechnungen empfangen | Pflicht seit 01.01.2025 – wie für alle Unternehmen |
| E-Rechnungen senden | Ausgenommen (Jahressteuergesetz 2024): Sie dürfen weiter „sonstige Rechnungen“ schreiben, also PDF oder Papier |
| Ihr Firmenkunde wünscht eine E-Rechnung | Freiwillig jederzeit möglich – und oft eine gute Idee |
| Rechnungen an Privatkunden | PDF oder Papier, wie bisher |
„Empfangen können“ heißt: Sie brauchen eine E-Mail-Adresse für Rechnungen, eine Möglichkeit, XML-Dateien lesbar zu öffnen, und eine Ablage, in der Sie die Originale 8 Jahre unverändert aufbewahren. Zum Öffnen nutzen Sie einfach den Reiter „E-Rechnung öffnen“ oben im Werkzeug.
Warum trotzdem eine E-Rechnung schicken?
Obwohl Sie nicht müssen, gibt es gute Gründe, Ihren Firmenkunden E-Rechnungen zu senden:
- Ihre Kunden müssen ab 2027 bzw. 2028 selbst E-Rechnungen schreiben und stellen ihre Buchhaltung darauf um. Eine E-Rechnung landet dort ohne Abtippen im System.
- Behörden und Kommunen verlangen meist eine XRechnung, oft mit Leitweg-ID – egal wie klein Ihr Betrieb ist.
- Strukturierte Daten bedeuten weniger Rückfragen und oft eine schnellere Zahlung.
Mit unserer Werkstatt kostet Sie das keinen Cent: Die ZUGFeRD-PDF sieht aus wie eine normale Rechnung und trägt die XRechnung im Inneren.
Der richtige Hinweis auf der Rechnung
Weil Sie keine Umsatzsteuer berechnen, muss auf der Rechnung stehen, warum. Bewährt hat sich dieser Satz:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Weisen Sie daneben keinen Umsatzsteuerbetrag aus. In einer E-Rechnung muss der Grund zusätzlich in den Maschinendaten stehen. Genau das erledigt der Kleinunternehmer-Haken im Werkzeug für Sie – der Hinweis wird gedruckt und im XML hinterlegt.
So setzen Sie den Haken im Werkzeug
- Schritt 1: Tragen Sie Ihre Steuernummer ein. Eine USt-IdNr. ist nicht nötig, wenn Sie keine haben.
- Schritt 3: Wählen Sie die Vorlage 🌱 Kleinunternehmer. Alle Positionen stehen dann auf 0 % Umsatzsteuer.
- Schritt 4: Prüfen Sie, dass der Haken bei „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ gesetzt ist. Die Checkliste zeigt „Kleinunternehmer-Hinweis wird gedruckt“.
- Herunterladen – fertig. Vor dem Download wird die Rechnung gegen EN 16931 und die XRechnung-Regeln der KoSIT geprüft.
Setzen Sie im Schritt 1 außerdem den Haken „Absender merken“. Dann merkt sich Ihr Browser Ihre Daten samt Kleinunternehmer-Einstellung, und die nächste Rechnung geht noch schneller.
Und wenn ich die Grenze überschreite?
Wächst Ihr Betrieb über die Kleinunternehmergrenzen hinaus, berechnen Sie ab dem maßgeblichen Zeitpunkt Umsatzsteuer. In der Werkstatt entfernen Sie dann einfach den Kleinunternehmer-Haken und wählen den passenden Steuersatz je Position – 19 % oder 7 %. Den genauen Zeitpunkt des Wechsels sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung festlegen.
Häufige Stolperstellen
- Rechnungsnummer: Auch Kleinunternehmer brauchen fortlaufende, einmalige Nummern.
- Leistungsdatum: Es gehört auf jede Rechnung, auch wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
- Kleinbetragsrechnungen: Bis 250 € brutto gelten vereinfachte Regeln, hier ist ohnehin keine E-Rechnung nötig.
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Kein Ersatz für Steuerberatung: Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.