E-Rechnung für Handwerker

Gilt die E-Rechnungspflicht für meinen Betrieb?

Kurz gesagt: Ja, sobald Sie für andere Unternehmen arbeiten. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – vom Zwei-Mann-Betrieb bis zur großen Baufirma. Für das Schreiben gibt es Übergangsfristen. Entscheidend ist dabei immer, wer Ihr Kunde ist.

Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto – etwa die schnelle Reparatur eines Wasserhahns für einen Gewerbekunden. Grundlage für all das ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Wichtig: Eine PDF aus Word ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD.

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung – kurz erklärt

Bei größeren Aufträgen wie einer Badsanierung oder einem Dachstuhl rechnen viele Betriebe nach Baufortschritt ab. Die Abschlagsrechnung fordert einen Teil der vereinbarten Summe an, zum Beispiel 40 % nach Rohinstallation. Sie ist eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben – und geht sie an eine Firma, gelten dieselben Regeln wie oben.

Die Schlussrechnung kommt, wenn alles fertig ist. Sie führt die gesamte Leistung auf und rechnet die bereits gezahlten Abschläge an, damit nichts doppelt bezahlt wird. Bezeichnen Sie Ihre Rechnungen eindeutig, etwa „Abschlagsrechnung Nr. 1 – Badsanierung Lindenweg 3“. In der Werkstatt hilft die Vorlage 🧱 Abschlagsrechnung in Schritt 3. Wie Abschläge und Umsatzsteuer in der Schlussrechnung genau verrechnet werden, stimmen Sie bei Unsicherheit bitte mit Ihrer Steuerberatung ab. Ein durchgerechnetes Beispiel finden Sie im Ratgeber Abschlagsrechnung und Schlussrechnung.

Material und Arbeitszeit sauber trennen

Eine gute Handwerker-Rechnung liest sich wie ein ordentlicher Stundenzettel. Ihr Kunde sieht auf einen Blick, was Arbeit und was Material war – das spart Rückfragen und Ärger.

• Arbeitszeit in Stunden, getrennt nach Geselle, Meister oder Azubi, wenn die Sätze unterschiedlich sind.
• Anfahrt als Pauschale oder nach Kilometern.
• Material mit passender Einheit: Stück, Meter, Quadratmeter oder Kilogramm.
• Entsorgung oder Containerkosten als eigene Position.

Für jede Position wählen Sie im Werkzeug die Einheit aus der Liste. So landet sie korrekt codiert in der E-Rechnung, und die Buchhaltung Ihres Kunden kann sie ohne Abtippen übernehmen.

Beispiel: Fliesenarbeiten im Gäste-WC

Mit der Vorlage 🔨 Handwerker liegen Arbeitszeit, Anfahrt und eine Materialzeile schon auf der Werkbank. Sie passen nur noch Mengen und Preise an, fügen bei Bedarf Zeilen hinzu und laden die fertige ZUGFeRD-PDF herunter. Die PDF können Sie Privat- und Firmenkunden gleichermaßen schicken.

Drei Tipps aus der Werkstatt

1. Fortlaufende Nummern: Jede Rechnungsnummer darf es nur einmal geben. Das Werkzeug schlägt nach jeder Rechnung die nächste Nummer vor.
2. Leistungsdatum nicht vergessen: Tragen Sie den Tag ein, an dem Sie fertig geworden sind – das ist eine Pflichtangabe.
3. Behörde als Auftraggeber: Die Leitweg-ID aus dem Auftrag tragen Sie in Schritt 2 unter „Behörde als Kunde?“ ein.

Weiterlesen: Rechnungsvorlage für Handwerker mit Pflichtangaben-Liste · E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kein Ersatz für Steuerberatung: Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.