Der Tresen bleibt, die Firmenrechnung ändert sich
Für den Gast am Tresen ändert die E-Rechnung wenig. Der Großteil der Restaurantbelege bleibt unter 250 € brutto und gilt damit als Kleinbetragsrechnung – die ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Anders sieht es aus, wenn Sie für Unternehmen arbeiten: das Weihnachtsessen einer Kanzlei, das Buffet zur Firmeneröffnung, der tägliche Mittagstisch für eine Werkhalle. Diese Rechnungen gehen an ein Unternehmen, liegen meist deutlich über 250 € und fallen damit unter den bekannten Fahrplan: Versand als E-Rechnung ab 2027, wenn Ihr Betrieb im Vorjahr mehr als 800.000 € umgesetzt hat, sonst ab 2028.
7 % oder 19 %? Der Stand 2026
Nach einigem Hin und Her ist die Lage seit Jahresbeginn klarer. 2024 und 2025 galten für Speisen im Restaurant wieder 19 %. Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 gilt seit dem 1. Januar 2026 dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 % für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen – ausgenommen die Abgabe von Getränken. Das betrifft auch Catering und Kantinen, und die frühere Unterscheidung zwischen Verzehr im Lokal und Mitnahme spielt für Speisen keine Rolle mehr.
| Was Sie berechnen | Satz (Stand 2026) |
|---|---|
| Speisen im Restaurant, zum Mitnehmen, als Catering | 7 % |
| Getränke, ob Wasser, Kaffee oder Wein | 19 % |
| Eigenständige Zusatzleistungen, z. B. Zeltverleih | im Einzelfall prüfen |
Für einzelne Getränke gibt es Sonderfälle, etwa Milchmischgetränke außer Haus. Ob Servicepersonal, Geschirr oder Deko zur Verpflegungsleistung gehören oder eigenständig zu versteuern sind, hängt davon ab, wie Sie den Auftrag gestalten. Klären Sie das bei größeren Veranstaltungen vorab mit Ihrer Steuerberatung.
Pauschalen sauber aufteilen
Firmenkunden mögen einfache Angebote: „Buffet inklusive Getränke, 45 € pro Person“. Steuerlich müssen Sie so eine Pauschale auf Speisen und Getränke aufteilen, weil zwei Sätze gelten. Am übersichtlichsten ist es, beides schon im Angebot als eigene Positionen zu nennen. Dann steht auf der Rechnung kein Rechenweg, sondern einfach zwei Zeilen mit 7 % und 19 %. Welcher Aufteilungsmaßstab für echte Komplettpreise angemessen ist, bespricht man am besten einmal grundsätzlich mit der Steuerkanzlei.
Beispiel: Sommerfest einer Ingenieurfirma
| Position | Menge | Einheit | Preis netto | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| Fingerfood-Buffet, je Person | 60 | Stück | 24,00 € | 1.440,00 € |
| Getränkepauschale alkoholfrei, je Person | 60 | Stück | 9,50 € | 570,00 € |
| Wein und Bier nach Verbrauch | 1 | Pauschale | 210,00 € | 210,00 € |
| Netto | 2.220,00 € | |||
| USt 7 % | 100,80 € | |||
| USt 19 % | 148,20 € | |||
| Gesamt | 2.469,00 € | |||
Die Vorlage 🍽️ Catering legt diese drei Zeilen an, die Werkstatt trennt die Summen automatisch nach Steuersätzen. Hat der Kunde eine Anzahlung geleistet, tragen Sie sie bei „Bereits bezahlt“ ein; sie wird vom Zahlbetrag abgezogen. Ein vereinbarter Firmenrabatt lässt sich als Prozentwert auf die ganze Rechnung geben. Für den regelmäßigen Mittagstisch gibt es 🥗 Mittagstisch Firma mit Monatsabrechnung.
Bewirtungsbelege für Geschäftskunden
Lädt ein Unternehmer Geschäftspartner zum Essen ein, braucht er für den Betriebsausgabenabzug eine ordentliche Rechnung des Lokals. Das Bundesfinanzministerium hat seine Vorgaben zu Bewirtungsbelegen im November 2025 an die E-Rechnung angepasst. In Kürze:
- Bis 250 € brutto: Kleinbetragsrechnung aus der Kasse – mit Name und Anschrift Ihres Betriebs, Datum, konkret bezeichneten Speisen und Getränken und dem Betrag. „Speisen und Getränke“ als Sammelbegriff reicht nicht.
- Über 250 €: zusätzlich unter anderem Name des Gastgebers, Steuernummer oder USt-IdNr. und fortlaufende Rechnungsnummer.
- Kasse: Bei elektronischen Kassen zählen maschinell erstellte Belege mit TSE-Sicherung.
Eine E-Rechnung zu einer größeren Bewirtung können Sie nachträglich zum Kassenbon ausstellen. Wie Sie das mit Ihrem Kassensystem am besten organisieren, besprechen Sie mit Kassenanbieter und Steuerberatung.
Tipps für Wirtinnen und Caterer
- Personenzahl festhalten: Abgerechnet wird die bestätigte Gästezahl – nicht die geschätzte aus der Anfrage.
- Veranstaltungstag als Leistungsdatum: Bei Monatsverpflegung den letzten Tag des Monats und den Zeitraum in die Beschreibung.
- Stornierte Posten: Eine Zeile mit negativer Menge zeigt nicht verbrauchte Getränke transparent als Abzug.
Für den Posteingang gilt wie überall: Auch Ihr Großhändler darf Ihnen E-Rechnungen schicken, und Sie müssen sie öffnen können. Das klappt oben im Reiter „E-Rechnung öffnen“.
Kein Ersatz für Steuerberatung: Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.