Die Kasse, der Patient, die Firma
In einer Physiotherapiepraxis landen Rechnungen bei ganz unterschiedlichen Stellen. Für die E-Rechnung kommt es auf zwei Fragen an: Ist die Leistung umsatzsteuerfrei, und ist der Empfänger ein Unternehmen? Die gesetzliche Pflicht betrifft nur steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, nimmt das Gesetz ausdrücklich aus – und die Heilbehandlung gehört dazu.
| Leistung | Umsatzsteuer (typisch) | E-Rechnung? |
|---|---|---|
| Behandlung auf ärztliche Verordnung, Privatpatient | steuerfrei, § 4 Nr. 14 UStG | nein – PDF oder Papier |
| Behandlung für gesetzlich Versicherte | steuerfrei | Abrechnung über die Kasse, eigenes Verfahren |
| Rückenkurs oder Gesundheitstag für eine Firma | häufig steuerpflichtig, 19 % | ja, Fristen ab 2027/2028 |
| Wellness-Massage für Selbstzahler | steuerpflichtig | nein, Kunde privat |
Die Tabelle zeigt typische Fälle, keine verbindliche Einordnung für Ihre Praxis.
Wann eine Behandlung steuerfrei ist
§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG befreit Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die unter anderem Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten im Rahmen ihres Berufs erbringen. Maßgeblich ist das therapeutische Ziel: Eine Krankheit soll erkannt, behandelt oder gelindert werden. In der Praxis dient die ärztliche Verordnung als wichtigster Nachweis dafür. Fehlt sie und geht es eher um Wohlbefinden oder Fitness, ist die Befreiung oft nicht mehr gegeben.
Präventionskurse sind ein Sonderfall
Hier wird es knifflig. Der Bundesfinanzhof hat 2012 entschieden (XI B 46/12), dass Präventionskurse nach § 20 SGB V nicht automatisch als steuerfreie Heilbehandlung gelten – auch dann nicht, wenn eine Krankenkasse sie bezuschusst oder eine Physiotherapeutin sie leitet. Die Finanzverwaltung sieht es ähnlich, wenn ein Kurs nur allgemein die Gesundheit fördern soll und kein Bezug zu einer konkreten Erkrankung besteht.
Für die betriebliche Gesundheitsförderung bedeutet das: Ein Rückenkurs für die Belegschaft oder ein Ergonomie-Check im Großraumbüro ist in vielen Fällen steuerpflichtig. Es gibt aber Konstellationen, die anders beurteilt werden können, etwa eine gezielte Behandlung einzelner erkrankter Beschäftigter. Weil die Abgrenzung vom Einzelfall abhängt, steht unsere Vorlage 🧘 Physio Firmenkurs bewusst auf 19 %. Wenn Ihre Steuerberatung zu einem anderen Ergebnis kommt, ändern Sie den Satz einfach je Zeile.
Beispiel: Gesundheitsprogramm für ein Logistikunternehmen
| Position | Menge | Einheit | Preis netto | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| Rückenkurs im Betrieb, 8 Termine à 60 Minuten | 8 | Stück | 95,00 € | 760,00 € |
| Ergonomie-Check an Büroarbeitsplätzen | 3 | Stunde | 85,00 € | 255,00 € |
| Netto | 1.015,00 € | |||
| USt 19 % | 192,85 € | |||
| Gesamt | 1.207,85 € | |||
Solche Aufträge laufen oft über die Personalabteilung oder das Gesundheitsmanagement. Fragen Sie nach einer Bestellnummer und schreiben Sie den Kurszeitraum in die Beschreibung – dann findet die Buchhaltung Ihre Rechnung sofort.
Steuerfreie Rechnung mit dem Werkzeug
Schreiben Sie eine Rechnung über eine verordnete Behandlung, etwa an einen Privatpatienten, nutzen Sie die Vorlage 🩺 Heilbehandlung (steuerfrei). Die Zeilen stehen auf 0 %. In Schritt 4 wählen Sie bei „Warum 0 % Umsatzsteuer?“ den Punkt „Steuerbefreite Leistung“ und tragen als Hinweis zum Beispiel ein: „Steuerfreie Heilbehandlung nach § 4 Nr. 14 UStG“. Verordnungsdatum und ausstellende Ärztin können Sie in die Positionsbeschreibung schreiben. Eine Krankenkassenabrechnung ersetzt das Werkzeug nicht – dafür gibt es eigene Abrechnungswege.
Empfangen müssen Sie trotzdem
Auch eine Praxis mit überwiegend steuerfreien Umsätzen ist Unternehmen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung muss sie deshalb seit 2025 E-Rechnungen empfangen können – vom Lieferanten für Therapieliegen ebenso wie vom Softwareanbieter. Erhaltene Dateien lesen Sie oben im Reiter „E-Rechnung öffnen“.
Kleinunternehmerregelung für Kurse?
Für die Grenzen der Kleinunternehmerregelung zählt der Gesamtumsatz, aus dem bestimmte steuerfreie Umsätze herausgerechnet werden – dazu gehören auch Heilbehandlungen. Bieten Sie neben der Praxis nur wenige steuerpflichtige Kurse an, kann § 19 UStG deshalb in Betracht kommen. Ob das für Sie passt, rechnet Ihre Steuerberatung am besten einmal durch. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Kein Ersatz für Steuerberatung: Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.