Hochzeit privat, Imagebilder für die Firma
Ob Sie eine E-Rechnung schreiben müssen, hängt bei Fotografinnen und Fotografen am Auftraggeber. Das Brautpaar, die Familie beim Neugeborenen-Shooting oder der Abiturient mit Bewerbungsfoto bekommen weiterhin eine PDF oder einen Ausdruck. Anders bei Agenturen, Verlagen, Unternehmen oder Vereinen mit Werbebudget: Diese Kunden sind Unternehmen, für sie gilt der Fahrplan der E-Rechnung – Versand ab 2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst ab 2028. Als Kleinunternehmer sind Sie vom Versand ausgenommen, viele Agenturen fragen trotzdem schon heute nach XRechnung oder ZUGFeRD.
Ein Auftrag, mehrere Bausteine
Eine gute Fotografenrechnung zerlegt den Auftrag in nachvollziehbare Teile. Das schützt vor Missverständnissen, wenn der Kunde später weitere Bilder oder eine größere Nutzung möchte.
| Baustein | Einheit im Werkzeug | Hinweis |
|---|---|---|
| Shooting-Pauschale | Pauschale oder Tag | Vorbereitung, Zeit vor Ort, Technik |
| Bildbearbeitung | Stück | Anzahl der fertig retuschierten Bilder |
| Nutzungsrechte | Pauschale | Umfang in die Beschreibung |
| Nebenkosten | Pauschale oder Stück | Anfahrt, Studio, Visagistin, Requisiten |
| Abzüge, Fotobuch | Stück | Druckprodukte getrennt vom Honorar |
Nutzungsrechte als eigene Position
Ein Bild ist erst dann vollständig bezahlt, wenn klar ist, wofür es genutzt werden darf. Schreiben Sie die Nutzungsrechte deshalb als eigene Zeile und beschreiben Sie den Umfang knapp:
- Medium: Website, Social Media, Print, Anzeige, Plakat.
- Dauer: zum Beispiel ein Jahr, zwei Jahre oder unbefristet.
- Gebiet: Deutschland, Europa, weltweit.
- Art: einfaches Nutzungsrecht oder exklusiv.
Eine Formulierung wie „Einfaches Nutzungsrecht, Website und Social Media, Deutschland, 2 Jahre“ reicht oft schon. Will der Kunde die Bilder später für eine Messewand verwenden, haben Sie eine klare Grundlage für ein Angebot zur erweiterten Nutzung.
7 % oder 19 %? Ein grober Überblick
Bei fotografischen Leistungen ist grundsätzlich der Regelsatz von 19 % anzuwenden. Der ermäßigte Satz von 7 % kommt für die Einräumung und Übertragung von Rechten nach dem Urheberrechtsgesetz in Betracht (§ 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. c UStG). Es kommt darauf an, was im Mittelpunkt des Auftrags steht:
- Bei Hochzeits-, Familien- oder Porträtfotos für Privatkunden steht meist die Überlassung der Bilder im Vordergrund – dann gilt in der Regel 19 %.
- Steht dagegen die Einräumung von Nutzungsrechten im Vordergrund, etwa bei der Lizenz für ein vorhandenes Bild, kann 7 % in Frage kommen.
- Eine bloße Aufteilung im Vertrag wird nicht automatisch anerkannt. Wer zu wenig Steuer berechnet, muss die Differenz unter Umständen nachzahlen.
Im Werkzeug stellen Sie den Steuersatz je Zeile ein; die Vorlage steht zunächst überall auf 19 %. Welcher Satz für Ihre Aufträge richtig ist, besprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Beispiel: Business-Porträts für ein Team
| Position | Menge | Einheit | Preis netto | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| Shooting-Pauschale (halber Tag) | 1 | Pauschale | 690,00 € | 690,00 € |
| Bildbearbeitung je Bild | 25 | Stück | 9,00 € | 225,00 € |
| Nutzungsrechte Website und Social Media, 2 Jahre | 1 | Pauschale | 300,00 € | 300,00 € |
| Netto | 1.215,00 € | |||
| USt 19 % | 230,85 € | |||
| Gesamt | 1.445,85 € | |||
Mit der Vorlage 📷 Fotoshooting liegen diese Zeilen in Schritt 3 bereit. Ihr Logo und Ihre Hausfarbe setzen Sie in Schritt 1 – die Rechnung darf ruhig so aussehen wie Ihre Bilder.
Nebenkosten offen zeigen
Studio, Anfahrt zum Außentermin, eine Visagistin oder gemietetes Licht – solche Kosten gehen schnell in einer großen Pauschale unter. Als eigene Zeilen zeigen sie, warum ein Shooting am Firmensitz mehr kostet als im eigenen Studio. Vereinbaren Sie diese Posten möglichst schon im Angebot, dann ist die Rechnung keine Überraschung. Starten Sie gerade erst und berechnen keine Umsatzsteuer, finden Sie den passenden Hinweistext im Ratgeber zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Kurz vor dem Absenden
- Shooting-Tag als Leistungsdatum eintragen, bei mehreren Terminen den Zeitraum in die Beschreibung.
- Bestellnummer der Agentur mit angeben, falls Sie eine bekommen haben.
- Anzahl der gelieferten Bilder mit der Bildbearbeitungs-Zeile abgleichen.
Weitere Tipps für Tagessätze, Retainer und Kunden im EU-Ausland finden Sie unter E-Rechnung für Freelancer und Kreative.
Kein Ersatz für Steuerberatung: Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.