Ihre Kunden bestimmen das Format
Reinigungsfirmen und Hausmeisterdienste arbeiten selten für Privatleute allein. Büros, Arztpraxen, Hausverwaltungen, Kitas oder Kommunen gehören zum Alltag – und damit überwiegend Kunden, die selbst Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber sind. Für Ihre Rechnungen heißt das:
| Kunde | Format der Rechnung |
|---|---|
| Privathaushalt (Fenster, Treppenhaus im Eigenheim) | PDF oder Papier bleibt erlaubt |
| Büro, Praxis, Hausverwaltung, Gewerbe | E-Rechnung ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) bzw. ab 2028 |
| Schule, Rathaus, andere Behörde | meist XRechnung mit Leitweg-ID laut Auftrag |
| Andere Gebäudereinigungsfirma (Sie als Subunternehmer) | Sonderfall Steuerschuldnerschaft, siehe unten |
Unabhängig davon müssen auch Sie selbst seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, etwa vom Großhändler für Reinigungsmittel.
Monatspauschale: jeden Monat die gleiche Rechnung
Die Unterhaltsreinigung läuft meist über einen festen Betrag pro Monat laut Reinigungsvertrag. Damit diese Rechnungen eindeutig bleiben, hat sich ein fester Aufbau bewährt:
- Einheit Monat und Menge 1 für die Pauschale.
- Den Leistungszeitraum in die Beschreibung, zum Beispiel „Oktober 2026, Objekt Hafenstraße 12“.
- Als Leistungsdatum den letzten Tag des Monats.
- Die Vertrags- oder Bestellnummer des Kunden, damit seine Buchhaltung die Rechnung sofort zuordnen kann.
Sonderleistungen, Stunden und Material
Neben der Pauschale fallen oft Extras an: eine Grundreinigung nach dem Umbau, Glasreinigung zweimal im Jahr, Winterdienst oder Verbrauchsmaterial für die Sanitärräume. Führen Sie solche Leistungen als eigene Zeilen auf – nach Stunden, je Einsatz oder als Pauschale. Ihr Kunde erkennt dann sofort, was zum Vertrag gehört und was zusätzlich beauftragt war.
| Position | Menge | Einheit | Preis netto | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| Unterhaltsreinigung Büro, Oktober | 1 | Monat | 890,00 € | 890,00 € |
| Glasreinigung | 3 | Stunde | 38,00 € | 114,00 € |
| Hygienepapier und Seife | 1 | Pauschale | 46,00 € | 46,00 € |
| Netto | 1.050,00 € | |||
| USt 19 % | 199,50 € | |||
| Gesamt | 1.249,50 € | |||
Die Vorlage 🧹 Reinigung Monat legt genau diese drei Zeilen an. Für Objektbetreuung gibt es 🔧 Hausmeisterdienst mit Monatspauschale und Winterdienst-Einsätzen.
Privatkunden: Arbeitskosten erkennbar machen
Privatleute können Reinigungsarbeiten im Haushalt als haushaltsnahe Dienstleistung steuerlich geltend machen (§ 35a EStG). Begünstigt sind nur die Arbeitskosten, nicht das Material, und die Zahlung muss unbar erfolgen. Weisen Sie Arbeitszeit und Material deshalb in getrennten Zeilen aus und nennen Sie Ihre Bankverbindung – Ihre Kundschaft wird es Ihnen danken.
Sonderfall: Reinigung für andere Reinigungsfirmen
Arbeiten Sie als Subunternehmer für ein anderes Gebäudereinigungsunternehmen, kann die Umsatzsteuer nicht von Ihnen, sondern von Ihrem Auftraggeber geschuldet werden (§ 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG). Voraussetzung ist unter anderem, dass der Auftraggeber selbst nachhaltig Gebäudereinigungsleistungen erbringt; als Nachweis dient häufig eine Bescheinigung seines Finanzamts (Vordruck USt 1 TG). Die Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer, dafür den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Im Werkzeug stellen Sie die Positionen dafür auf 0 % und wählen in Schritt 4 den Grund. Das Werkzeug verlangt dafür die USt-IdNr. beider Seiten. Rechnen Sie zu Unrecht netto ab, kann die Steuer am Ende an Ihnen hängen bleiben – klären Sie diesen Fall deshalb vor der ersten Rechnung mit Ihrer Steuerberatung.
Öffentliche Auftraggeber: Schule, Kita, Rathaus
Reinigungsverträge mit Kommunen oder Landkreisen kommen oft aus einer Ausschreibung. Im Auftrag steht dann in der Regel eine Leitweg-ID, an die Ihre XRechnung adressiert wird – zum Beispiel 991-12345-67. Tragen Sie sie in Schritt 2 unter „Behörde als Kunde?“ ein. Fehlt sie, fragen Sie lieber vor der ersten Monatsrechnung bei der Vergabestelle nach, statt eine Rechnung zweimal zu schicken.
Gewohnheiten, die Zeit sparen
- Fester Termin: Schreiben Sie alle Monatsrechnungen am selben Tag, etwa am ersten Werktag des Folgemonats.
- Ein Objekt, eine Rechnung: Betreuen Sie für eine Hausverwaltung mehrere Häuser, erleichtert eine eigene Rechnung je Objekt deren Abrechnung mit den Eigentümern.
- Absender merken: Mit dem Haken in Schritt 1 sind Ihre Firmendaten beim nächsten Mal schon da.
- Belege ablegen: Heben Sie die erzeugte Datei unverändert auf, auch für Ihre eigene Buchhaltung.
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Kein Ersatz für Steuerberatung: Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.