Für wen dieser Ratgeber ist
Sie entwickeln Software, schreiben Texte, beraten, gestalten Logos oder fotografieren Hochzeiten und Firmenevents? Ob Sie freiberuflich oder mit Gewerbe arbeiten, spielt für die E-Rechnung keine Rolle: Entscheidend ist, ob Ihr Kunde ein Unternehmen im Inland ist. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Senden müssen Sie sie ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, sonst ab 2028. Für Privatkunden – etwa beim Hochzeitsshooting – bleibt die normale PDF erlaubt.
Stundensatz, Tagessatz oder Pauschale?
Freelancer rechnen sehr unterschiedlich ab. Im Werkzeug wählen Sie für jede Position die passende Einheit – sie landet korrekt in der E-Rechnung:
| Abrechnungsart | Einheit im Werkzeug | Beispiel |
|---|---|---|
| Nach Aufwand | Stunde | 8 × 85 € Entwicklung |
| Tagessatz | Tag | 3 × 720 € Workshop |
| Projektpreis | Pauschale | 1 × 1.800 € Landingpage |
| Laufende Betreuung | Monat | 1 × 1.200 € Wartung |
| Bilder, Lizenzen | Stück / Pauschale | 20 × 8 € Bildbearbeitung |
Beschreiben Sie in der Zeile darunter kurz, was Sie getan haben, zum Beispiel „Umsetzung Kontaktformular, Tests, Übergabe“. Einen ausführlichen Stundennachweis können Sie wie gewohnt separat mitschicken. Passende Vorlagen finden Sie in Schritt 3: 💻 Freelancer/IT, 📅 Tagessatz, 🗓️ Monatspauschale, 🎨 Design und 📷 Fotograf.
Leistungszeitraum statt Leistungstag
Zu den Pflichtangaben gehört der Zeitpunkt der Leistung. Bei Freelancern ist das oft kein einzelner Tag, sondern ein Zeitraum – ein Monat Betreuung oder ein dreiwöchiges Projekt. Ein bewährter Weg im Werkzeug:
- Als Leistungsdatum tragen Sie den letzten Tag des Zeitraums ein.
- In der Beschreibung der Position nennen Sie den Zeitraum, etwa „Leistungszeitraum 01.09.–30.09.“.
- Bei monatlichen Retainern hilft eine feste Formulierung, damit jede Rechnung gleich aufgebaut ist.
Kunden im Ausland: Reverse Charge in Kürze
Arbeiten Sie für Unternehmen in anderen EU-Ländern, schuldet bei vielen Leistungen nicht Sie, sondern Ihr Kunde die Umsatzsteuer. Das nennt sich Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers oder „Reverse Charge“. Die Rechnung enthält dann keine deutsche Umsatzsteuer, dafür einen Hinweis darauf und die USt-IdNr. beider Seiten.
Im Werkzeug wählen Sie dazu in Schritt 2 das Land und tragen die USt-IdNr. des Kunden ein, stellen die Position auf 0 % und nennen in Schritt 4 den Grund. Ob Reverse Charge in Ihrem Fall wirklich greift, hängt von der Art der Leistung und vom Kunden ab. Lassen Sie sich das bitte von Ihrer Steuerberatung bestätigen, bevor Sie die erste Auslandsrechnung schreiben.
Kreative und Fotografen
Bei Design und Fotografie besteht eine Rechnung oft aus mehreren Bausteinen: Shooting oder Entwurf, Bearbeitung, Korrekturschleifen und Nutzungsrechte. Trennen Sie diese Bausteine in eigene Positionen. Ihr Kunde versteht so, wofür er zahlt, und Sie haben bei Nachverhandlungen eine klare Grundlage. Ihr Logo und Ihre Lieblingsfarbe bringen Sie in Schritt 1 auf die Rechnung – die Werkstatt soll ja nach Ihnen aussehen. Mehr dazu, auch zum Thema Nutzungsrechte, lesen Sie unter E-Rechnung für Fotografen.
Wenn der Kunde „Bitte als XRechnung“ schreibt
Manche Firmenkunden und Agenturen bitten schon heute ausdrücklich um eine E-Rechnung. Sie müssen dafür kein neues Programm kaufen: Die Werkstatt erzeugt eine ZUGFeRD-PDF, in der eine XRechnung 3.0 steckt. Wer nur das XML möchte – etwa eine Behörde –, bekommt es über den Knopf „Nur XML“. Beide Varianten werden vor dem Download geprüft, sodass Sie keine Rückläufer wegen Formfehlern bekommen.
Gerade erst gestartet?
Viele Freelancer beginnen als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer. Dann hilft Ihnen unser Ratgeber zur E-Rechnung für Kleinunternehmer mit dem richtigen Hinweistext weiter. Arbeiten Sie aus Österreich heraus oder für österreichische Kunden, lesen Sie auch E-Rechnung in Österreich.
Kein Ersatz für Steuerberatung: Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.